SEGUNDA ETAPA, REUNIONES 3 Y 4

18 y 24 de agosto de 2011. Estos dos encuentros tuvieron una duración de dos horas cada uno, y los dedicamos a comentar algunos aspectos generales del método “4 disciplinas de la ejecución” desarrollada por FranklinCovey (http://www.franklincovey.com/), ya que aprovecharíamos algunos de sus conceptos para todas las siguientes reuniones de trabajo.

Comenzamos esta reunión reflexionando sobre la siguiente pregunta:

¿De qué somos responsables en el trabajo? (en forma individual o grupal)

…y la conclusión final fue: DE LOS RESULTADOS

Pensábamos en el ejemplo de un partido de fútbol. Cada uno de los jugadores puede demostrar en la cancha todas sus habilidades; hacer diferentes tipos de malabarismo con la pelota; hacer alarde de la gran velocidad del delantero derecho; etc… pero si el gol lo hace el otro equipo, de nada servirían todas esas habilidades.

En nuestro trabajo nos puede ocurrir lo mismo… y peor aún, a veces ni siquiera sabemos exactamente cuáles son los resultados que debemos alcanzar.

La siguiente pregunta fue:

Y ¿De dónde surgen los resultados?

…y la conclusión final fue: DE LAS ACCIONES

Entonces reflexionamos sobre una clásica frase, de la que no recuerdo el autor:

“No podemos lograr resultados diferentes, si continuamos con las mismas acciones”

Si trasladamos esto a nuestro trabajo, es muy sencillo: para cambiar las cosas, debemos comenzar a realizar acciones diferentes.

Y allí es donde se nos hizo necesario recurrir a conceptos de las 4 Disciplinas... Porque en la etapa anterior definimos muchas de las cosas nuevas que queremos comenzar a hacer, pero sabemos que el problema estará en la ejecución, en poder llevar a la práctica lo planeado.

En un manual sobre las 4 Disciplinas… leímos:

¿Cuáles son las 4 fallas en la ejecución?

·    Las personas no conocen la meta.

·    Las personas no saben qué hacer para lograr la meta.

·    No se lleva una puntuación sobre el avance hacia la meta.

·    No existe una cultura de rendir cuentas por el progreso hacia la meta.

Y, como coincidimos con esto, queremos establecer una metodología de trabajo que nos ayude a no cometer tales errores.

Según FranklinCovey, el remedio a estas 4 fallas es aplicar las 4 disciplinas de la ejecución.

1.   Enfocarse en lo Crucialmente Importante

Todos en el equipo tienen claridad absoluta con relación a las principales prioridades que definen el éxito y están comprometidos con ellas. La Meta Crucialmente Importante (MCI) es la que hay que lograr o todo lo demás no importa.

2.   Tomar acción sobre las mediciones de predicción

Todos conocen y se comprometen con unas pocas actividades 80/20 que tendrán el mayor impacto; luego usan mediciones de predicción para dar seguimiento a esas actividades.

3.    Llevar un convincente tablero de resultados

Todos conocen las mediciones que indican el éxito y, en cada momento, pueden ver si están ganando o no. El convincente tablero de resultados motiva a las personas a ganar.

4.   Establecer una cadencia de rendición de cuentas

Todos rinden cuentas con frecuencia y regularidad por el progreso hacia las metas.

No vamos a utilizar en esta segunda etapa todas las herramientas que la metodología propone. Simplemente vamos a ensayar dos cosas: a) Hacer un buen seguimiento a partir de un Tablero de Resultados sólido y b) Asegurarnos de tener reuniones cortas, efectivas y con la estructura que propone la metodología, es decir: RENDIR CUENTAS; ACTUALIZAR EL TABLERO; y ESTABLECER NUEVOS COMPROMISOS. Las reuniones serán semanales, en general, los días viernes.

1.   Rendir cuentas implicará informar al grupo acerca del cumplimiento de los compromisos asumidos por cada miembro en la semana anterior. Se explicarán los resultados que se lograron y los que no. Habrá personas que pedirán y otras que ofrecerán ayuda.

2.   Actualizar el tablero de resultados implicará registrar los logros y verificar si estamos logrando o no nuestras metas para la semana. Es el momento de aprender en grupo, de los éxitos y de los fracasos.

3.   Establecer nuevos compromisos implicará planificar las acciones a realizar en la semana siguiente y asignar responsables.

Respecto del Tablero de Resultados, FranklinCovey recomienda que sea:

ü   Motivador. Saber si estamos ganando. Dónde estamos y dónde debemos estar.

ü   Sencillo. Saber en un golpe de vista si estamos ganando

ü   Actualizable. Poder actualizar fácilmente

ü   Completo. Ver mediciones históricas y mediciones de predicción

ü   Accesible. Todo el equipo lo puede ver fácilmente y con frecuencia

Respecto de los compromisos, lo resume en la siguiente frase:

“El trabajo más creativo y más productivo se logra cuando las personas se hacen compromisos las unas a las otras libremente, no cuando los jefes les dicen qué hacer”

¿DE DÓNDE SACAMOS TIEMPO PARA HACER ESTO?

Sabemos que una de las principales complicaciones que tendremos será la disponibilidad de tiempo. Por este motivo, también utilizamos parte de estas dos reuniones para conversar sobre el tema, tomando algunas ideas de FranklinCovey y también de otros materiales y de producción propia.

Primero debemos entender que nuestra jornada de trabajo, a partir de ahora, estará dividida en tres partes: 1) la atención del “torbellino del día a día”; 2) el tiempo “muerto” (tomar café, ir al baño, conversar sobre temas ajenos al trabajo, etc.); y 3) el proceso de MCI, como lo llamamos, por tratarse de atender el logro de las Metas Crucialmente Importantes.

Es muy simple (decirlo!!!), necesitamos dedicar el mayor tiempo posible a las MCI.

Dedicar tiempo a estar fuera del “torbellino del día a día”, para pensar en el mediano y el largo plazo nos permitirá lograr los cambios que son realmente significativos, nos permitirá enfocarnos en nuestra Visión; de lo contrario, siempre seguiremos haciendo lo mismo y obteniendo los mismos resultados.

Pensábamos al respecto, ¿cuántas veces hemos dicho?: tengo que hacer ejercicio porque es bueno para mi salud, pero no tengo tiempo. ¿Por qué no tengo tiempo? Porque estoy encerrado en el torbellino. ¿Y cómo salgo? Proponiéndotelo firmemente y haciendo un esfuerzo especial para lograrlo.

Van algunas reflexiones que hicimos sobre el uso del tiempo:

1.   El tiempo es un recurso limitado. Tu tiempo se agota, independientemente de lo que hagas.

2.   El tiempo es el recurso más equitativo: todos tenemos la misma cantidad.

3.   No puedes ahorrarlo, ni acumularlo, ni prestarlo. Sólo puedes aprovecharlo o desperdiciarlo.

4.   No puedes administrar el tiempo. Puedes administrar tus acciones para hacer un uso efectivo del tiempo.

5.   El tiempo pasa para todos, lo único que puedes hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando. Tú decides que hacer con tu tiempo.

6.   Todos disponemos de todo el tiempo del mundo. Por lo tanto, no puedes decir:

·    “no tengo tiempo”.

En todo caso, si no deseas hacer algo, podrías decir:

·    “no quiero utilizar mi tiempo para hacer eso, prefiero ocuparlo en otra cosa”,

O bien:

·    “quiero hacerlo, pero no lo lograré si no me organizo mejor”.

La primera expresión, no te permitirá cambiar tu actitud, porque estás responsabilizando al tiempo, por lo que tú no haces. Como no eres responsable del problema, no necesitas cambiar.

La tercera expresión, te pone en posición de replantearte las cosas, ver cómo puedes mejorar la administración de tus actividades. Eso es bueno, si lo llevas a la práctica.

7.   Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.