sábado, 17 de septiembre de 2011

SEGUNDA ETAPA, REUNIÓN 5

25 de agosto de 2011. Esta reunión se programó de sólo una hora de duración, ya que su único objetivo fue que el Director planteara y explicara, formalmente, la estrategia para el trimestre y así poder iniciar el proceso de MCI.

Comenzamos recordando el árbol de objetivos estratégicos que armamos en la primera etapa a partir de la Visión y luego de ello conversamos sobre lo importante que es para nuestra Dirección lograr máxima satisfacción de nuestros dos principales clientes: el Personal municipal y el Nivel Político.  
En este contexto, el Director explicó que definir la estrategia es su responsabilidad y que lo que resulte de ella, es también su responsabilidad. Por lo tanto, si bien hasta ahora hemos hecho todo de manera democrática y participativa, lo que sigue no se somete a discusión. No significa que todos deban coincidir o no puedan opinar al respecto, pero que estas son las metas para el próximo trimestre y, por ahora, no se cambian. No son un “capricho” sino lo que surge de todo lo que hemos discutido hasta la fecha. Sin embargo, a partir de lo discutido en todo este tiempo, surgen diversas alternativas de estrategia posibles y corresponde al Director decidir cuál es la más conveniente.  
La siguiente es la estructura presentada por el Director  para el período septiembre-noviembre de 2011:

DIRECTRIZ GENERAL:
Mejorar el desempeño general de la Dirección de Recursos Humanos.
OBJETIVO ESTRATÉGICO PARA EL TRIMESTRE:
Enfocarnos en aspectos del desempeño que consideremos tendrán alto impacto positivo en el Nivel Político, para aumentar su confianza en nuestra Dirección.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
·    Mejorar los existentes o implementar nuevos procesos de trabajo en todos los sectores de la Dirección, priorizando aquellos que pudieran tener impacto positivo directo en el Nivel Político.
·    Aumentar la presencia de la Dirección en los espacios de trabajo del personal municipal, con el objeto de relevar datos, recoger opiniones, informar, auditar y/o proponer mejoras .
·    Mejorar la comunicación de la Dirección con el Nivel Político y con el personal en general.

A partir de estos objetivos, revisamos la estructura de metas que ya habíamos visto en alguna reunión anterior, para que todos las tuviéramos en claro.


Volvimos a insistir en que estas son metas del equipo y no de determinados sectores o personas. Que los indicadores de avance se mueven con el esfuerzo de todos.

A partir de la estructura de metas conversamos sobre las tareas que tendríamos que empezar a realizar a partir del momento de la puesta en marcha y también recordamos que ello ocurriría ya a partir de la semana próxima, lo cual nos ponía cada vez más ansiosos a todos. Insistimos mucho, durante varias reuniones, en la necesidad de controlar nuestra lógica ansiedad; que lo operativo ya llegaría.

Tengamos en cuenta que este proceso comenzó en marzo de 2011 y estábamos casi a finales de agosto. Toda la primera etapa la dedicamos a desarrollar nuestra Plataforma Filosófica y, para quienes están acostumbrados a las tareas operativas, discutir esos temas, que suenan tan intangibles, resulta en una sensación de “innecesariedad”. ¡Queremos ver algo concreto!
Sin embargo, en el otro extremo, quienes debemos abordar el aspecto estratégico de la organización, donde precisamente todo tiene más que ver con el largo plazo, las decisiones no rutinarias, lo filosófico… estábamos felices de ver una producción de tanta calidad: Misión, Visión, Valores, Objetivos estratégicos. Pero hubo que poner mucho esfuerzo en calmar la ansiedad de quienes no veían resultados de las características de los que están acostumbrados a ver diariamente. Esa fue una buena experiencia para todos.

Ya estábamos organizados como para comenzar. Sólo nos restaba para esta reunión, recordar un cuadro que habíamos estado viendo durante la primera etapa y que ahora podríamos aprovechar como guía para ir pensando, durante esta semana, en procesos a mejorar, que es una de las metas para el trimestre.

ASPECTO A MEJORAR
ACTUALMENTE
ESPERADO
Datos estadísticos para la toma de decisiones estratégicas (en especial a nivel político).
Muy pocos datos, poca confiabilidad y entregados solamente por demanda.
Contar con datos suficientes, confiables, actualizados y disponibles en forma permanente para su consulta.
Procesos administrativos internos.
Procesos complejos, con duplicación de tareas y baja automatización informática.
Simplificar procesos mediante el aprovechamiento de las herramientas informáticas disponibles.
Atención al cliente (interno).
Bajo grado de orientación al cliente (interno), tanto en los servicios ofrecidos como en el trato personal.
Optimizar los servicios y la atención al cliente (interno).
Cultura de rendición de cuentas por los resultados.
En la Municipalidad en general y en la Dirección en particular, no existe una cultura de rendir cuentas por los resultados individuales y grupales.
Contar con una experiencia que demuestre la importancia de medir los resultados, y con personal capaz de transmitirla como algo positivo.
Servicios a todo el personal de conducción.
Muy pocas acciones de asesoramiento desde el sector a todo el personal de conducción en todos los niveles.
Disponer de espacios de asesoramiento, información, formación y discusión sobre problemáticas relacionadas con la gestión de personal.

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