La Etapa 1 del Proyecto la iniciamos con un postulado en mente: “Nunca podremos ofrecer un buen servicio a los demás si no logramos, antes, estar bien internamente”.
Por tal motivo, decidimos comenzar trabajando en dos aspectos fundamentales de lo interno: la orientación estratégica y la integración entre las personas y los sectores de la Dirección.
Luego finalizar la primera etapa con resultados muy satisfactorios, elaboramos un sintético Plan para la Etapa 2, incluyendo el cronograma, cuyo período de ejecución se extiende desde el 9 de agosto al 16 de diciembre de 2011.
Para la segunda Etapa establecimos la siguiente estructura de objetivos:
1.1. DIRECTRIZ GENERAL:
Mejorar el desempeño general de la Dirección de Recursos Humanos.
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
a. Mejorar los existentes o implementar nuevos procesos de trabajo en todos los sectores de la Dirección, priorizando aquellos que tengan impacto positivo directo en el Nivel Político.
b. Aumentar la presencia de la Dirección en los espacios de trabajo del personal municipal, con el objeto de relevar datos, recoger opiniones, informar, auditar y/o proponer mejoras.
c. Mejorar la comunicación de la Dirección con el Nivel Político y el personal en general.
Sobre la base de estos objetivos, trabajamos en el diseño de las Metas que se presentan a continuación, para contar con un conjunto de indicadores que nos permitieran monitorear nuestros avances.
En esta instancia se nos presentaban dos desafíos: el primero, superar o, al menos, sostener los valores logrados para las metas de la Etapa 1 y, el segundo, alcanzar las nuevas metas. Quedaron planteados, entonces, los siguientes indicadores y valores:
INDICADOR | INSTRUMENTO DE MEDICIÓN | VALOR ACTUAL | VALOR DESEADO |
Índice general de orientación estratégica e integración | Encuesta | 65,21% | 75% |
Integración entre sectores | Encuesta | 55,21% | 70% |
Integración entre personas | Encuesta | 63,33% | 70% |
Promedio de asistencia a reuniones | Control de asistencia | 79,68% | 85% |
Promedio efectividad de reuniones | Encuesta | 73,99% | 80% |
Índice general de desempeño de la Dirección | Indicadores de menor nivel | 0 | 95 |
Mejora de procesos de trabajo | Documento de mejora efectuada | 0 | 24 |
Visitas a espacios de trabajo | Documento de visita efectuada | 0 | 65 |
Acciones de comunicación | Informe de comunicación | 0 | 6 |
(*) El “Valor deseado” es a diciembre de 2011.
Toda la ejecución de esta etapa estará basada en “reuniones de trabajo” periódicas, dentro de las cuales se aplicarán técnicas de exposición de temas; discusión; reflexión individual y grupal; y lluvia de ideas.
De acuerdo con la experiencia de la primera etapa, se acordará un horario que tenga el menor impacto posible en el servicio que presta cada sector.
Habrá dos tipos de reuniones, las que correspondan a la aplicación de una metodología de trabajo basada en “Las 4 Disciplinas de la Ejecución” (marca registrada de FranklinCovey), que tendrán una duración aproximada de una hora; y las que se utilicen para tratar otros temas específicos, que podrán extenderse a dos horas o más, según la necesidad.
La metodología mencionada propone la siguiente estructura para la reunión:
Por otra parte, cada reunión de trabajo es evaluada en forma individual por todos los participantes. Ello nos permite hacer un seguimiento y encontrar oportunidades de mejora, en forma continua.
El formulario de evaluación se diseñó sobre la base de lo aprendido en la primera etapa. Por una parte, debe conservarse la simplicidad del documento anterior, para permitir una confección rápida al finalizar cada reunión pero, por otra, deberán incluirse aspectos más específicos a analizar, con el fin de que el monitoreo resulte más preciso. El formulario aplicado en la etapa anterior permitía medir el resultado en forma general y, por lo tanto, no brindaba la posibilidad de conocer los motivos de una apreciación baja ni de identificar qué debíamos mejorar. El nuevo diseño propone un análisis crítico más específico, lo cual permitirá plantear mejoras inmediatas.
La evaluación, que seguirá siendo anónima como en la etapa anterior, se hará al finalizar cada jornada y todos los participantes, al retirarse, depositarán su encuesta en un sobre dispuesto para tal fin. Luego, un responsable registrará y promediará los valores para actualizar el Tablero de Control correspondiente.
De esta manera, en la fecha establecida: 9 de agosto de 2011, dimos comienzo a la segunda etapa.
No hay comentarios:
Publicar un comentario