sábado, 17 de septiembre de 2011

SEGUNDA ETAPA, REUNIÓN 7

9 de septiembre de 2011. Es la primera reunión en que vamos a aplicar el ciclo completo: RENDIR CUENTAS - ACTUALIZAR EL TABLERO - ESTABLECER NUEVOS COMPROMISOS.

RENDIR CUENTAS.
Comenzamos por la primera Meta: Mejorar o implementar, en los sectores que integran la Dirección, al menos, 8 procesos de trabajo por mes, priorizando aquellos que tengan alto impacto positivo hacia el nivel político.
Cada uno de los responsables presentó un cartel con la propuesta de algunos procesos a mejorar, con lo cual cumplieron sus compromisos de la semana. Se transcriben a continuación:

Jorge:
·    Optimizar el formato del listado que se remite al Intendente sobre los Currículums recibidos por la Municipalidad, y establecer una frecuencia estándar de envío.
·    Completar, actualizar y volcar al sistema informático de RRHH el organigrama vigente de toda la Municipalidad y establecer un procedimiento para mantenerlo actualizado.
·    Realizar encuestas de satisfacción laboral al personal.
·    Capacitar en cuestiones de ergonomía y cuidado de la salud, al personal que utiliza computadoras en forma permanente.
·    Planificar y proponer campañas de vacunación para el año 2012.
·    Enviar periódicamente a los Chaperos, listado de domicilios vigentes del personal, para que los actualicen.
·    Enviar diariamente, por mail, a cada jefe, el listado de presentes en su sector, para que confirme la presencia.

Javier:
·    Establecer un protocolo para la investigación de accidentes de trabajo, que involucre al agente siniestrado y a sus superiores.
·    Mejorar la comunicación electrónica con la ART (denuncia).
·    Actualizar el índice de ruidos en los lugares de trabajo.
·    Mejorar el almacenamiento y la disponibilidad de datos sobre accidentes de trabajo y otras cuestiones relacionadas.

Susana:
·    Mejorar el proceso de gestión de licencias médicas por accidentes o enfermedades, en lo referido al procedimiento y a la interacción entre las diferentes áreas involucradas.
·    Establecer un proceso sistemático de citación y notificación formal al personal por incumplimiento reiterado de las reglamentaciones vigentes, que involucre también a su superior directo.
·    Reorganizar la atención al público de la oficina, en primera instancia, asignando la tarea a un solo auxiliar por día, rotando diariamente.
·    Definir formalmente un procedimiento y responsables para el soporte técnico de los relojes de control de ingreso/egreso, con el fin de garantizar su correcto funcionamiento.

Armando:
·    Implementar un formulario estándar para justificación de licencia por problemas de salud, que reemplace al certificado emitido por el profesional que interviene.
·    Acondicionar el espacio físico del área de Salud Laboral, para poder brindar una mejor atención.

En relación con la segunda Meta: Acumular, para el 8 de diciembre, al menos, 65 visitas a los espacios de trabajo del personal, para relevar datos, recoger opiniones, informar, auditar  y/o proponer mejoras, cada grupo contó su primera experiencia.
Tal como lo habíamos acordado, la finalidad principal de estas visitas sería contarles a nuestros compañeros acerca del proceso que estamos desarrollando; conocer mejor a la gente y sus espacios de trabajo; observar el comportamiento individual y grupal; y escuchar algunas ideas y sugerencias.
Todos pudieron cumplir su misión sin mayores complicaciones. Sin embargo, lo que cada grupo percibió respecto de cada sector fue bastante diferente. En algún sector escuchamos quejas acerca de la falta de respuestas por parte de los niveles superiores; en otro, críticas y sugerencias acerca de nuestros servicios; en general percibimos bastante malestar en la gente.
No juzgamos ni dudamos de lo que cada uno expresa, pero a la vez, tratamos de acostumbrarnos a mirar sus apreciaciones “desde el balcón”, como diría William Ury. Es muy importante para nosotros, por el lugar que ocupamos dentro de la organización, aprender a escuchar a todos, sin cuestionarlos y, a la vez, no tomar como nuestras sus opiniones. En cambio, intentar mirarlas desde un lugar más neutral, desde el cual podamos reflexionar con una mirada más amplia y, quizá, aportar elementos para resolver conflictos o generar una visión más optimista del espacio de trabajo.
También en esta meta, todos cumplimos nuestros compromisos de la semana.

Respecto de la tercera Meta: Desarrollar, antes del 8 de diciembre, al menos, 6 acciones de comunicación formales desde la Dirección hacia el Nivel Político y el Personal de carrera, que contribuyan a fortalecer la relación, no trabajamos esta semana.

ACTUALIZAR EL TABLERO.
No nos preocupamos esta semana por actualizar el Tablero, sabíamos de antemano que no alcanzaríamos el valor deseado pero, por ser la primera vez, preferimos concentrarnos en otros aspectos de la metodología.

ESTABLECER NUEVOS COMPROMISOS.
Producto de nuestra falta de experiencia y del entusiasmo por contar las vivencias, el tiempo de la reunión se nos agotó. Por tal motivo decidimos alterar el orden de las cosas: nos planteamos definir hoy los sectores a visitar en la semana (Meta 2) y reunirnos 30 minutos el lunes a primera hora, para definir los compromisos de la Meta 1.
De esta manera quedaron definidos los compromisos de la semana respecto de la Meta 2:

SECTOR
ASISTEN
Comunicación social
Jorge – Mariana - María José
Taller mecánico
Armando – Susana - Marcelo
Servicios públicos
Javier – Franco - Alicia
Secretaría de Agua (Atención al cliente)
Luján – Miguel - Natalia
Almacenes
María José – Claudio - Jorge
Trámites
Romina – Armando - Franco

El lunes 12 de septiembre de 8:00 a 8:30, nos reunimos nuevamente. Para optimizar el uso del tiempo, Marcelo trajo seleccionadas 10 de todas las mejoras propuestas, sobre las cuales nos enfocaremos este mes:

1.  Optimizar el formato del listado que se remite al Intendente sobre los Currículums recibidos por la Municipalidad, y establecer una frecuencia estándar de envío.
2.  Completar, actualizar y volcar al sistema informático de RRHH el organigrama vigente de toda la Municipalidad y establecer un procedimiento para mantenerlo actualizado.
3.  Capacitar en cuestiones de ergonomía y cuidado de la salud, al personal que utiliza computadoras en forma permanente.
4.  Establecer un protocolo para la investigación de accidentes de trabajo, que involucre al agente siniestrado y a sus superiores.
5.  Mejorar el almacenamiento y la disponibilidad de datos sobre accidentes de trabajo y otras cuestiones relacionadas.
6.  Mejorar el proceso de gestión de licencias médicas por accidentes o enfermedades, en lo referido al procedimiento y a la interacción entre las diferentes áreas involucradas.
7.  Establecer un proceso sistemático de citación y notificación formal al personal por incumplimiento reiterado de las reglamentaciones vigentes, que involucre también a su superior directo.
8.  Definir formalmente un procedimiento y responsables para el soporte técnico de los relojes de control de ingreso/egreso, con el fin de garantizar su correcto funcionamiento.
9.  Implementar un formulario estándar para justificación de licencia por problemas de salud, que reemplace al certificado emitido por el profesional que interviene.
10. Acondicionar el espacio físico del área de Salud Laboral, para poder brindar una mejor atención.
A continuación, definimos los compromisos que cada uno eligió asumir respecto de estas mejoras. Quedaron de la siguiente forma:

1.   Pedir a Secretaria de Gobierno, datos a incluir en el listado de CV que se envía al Intendente à Jorge.
2.   Diseñar formulario para relevamiento de datos de las personas à Jorge
3.   Realizar reunión para definir ideas generales para capacitación a personal con uso permanente de computadoras à Mariana, Armando, Franco, Miguel, Javier, Marcelo, Jorge.
4.   Preparar borrador de Protocolo investigación de accidentes y borrador de Decreto para puesta en vigencia à Javier, Franco, Miguel (Edo)
5.   Armar planilla de Excel para registrar datos de accidentes en reemplazo de las actuales fichas manuales à Javier, Franco, Miguel, Jorge
6.   Realizar reunión para analizar el proceso de gestión de licencias médicas por accidentes o enfermedades à Susana, Alicia, Armando, Miguel
7.   Realizar reunión para definir sistematización del proceso de citación a personal por incumplimiento reiterado de las reglamentaciones vigentes à Susana, Javier, Marcelo
8.   Conseguir información sobre mantenimiento de relojes y Ordenanza sobre responsabilidades del área de Informática sobre los mismos à Claudio
9.   Preparar y llevar a la próxima reunión, modelo de formulario y procedimiento justificación de licencia médica à Armando, Marcelo.
10. Conseguir, para próxima reunión, recomendación de arquitecto para remodelación del sector Salud y presupuestos de escritorio, negatoscopio y otros elementos à Armando, Mariana.

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