SEGUNDA ETAPA, REUNÓN 6

1 de septiembre de 2011. Después de tanto esperar llegó la primera reunión en la que comenzaremos con las tareas operativas. Hay una gran expectativa. Recordemos el ciclo propuesto por las 4 Disciplinas de la Ejecución para las reuniones:

Por tratarse de la primera reunión, obviamente, no habrá rendición de cuentas ni actualización del tablero de resultados; sólo planificación de los compromisos para la semana. Antes de comenzar con esa actividad recordamos la DIRECTRIZ GENERAL: Mejorar el desempeño general de la Dirección de Recursos Humanos; y el OBJETIVO ESTRATÉGICO PARA EL TRIMESTRE: Enfocarnos en aspectos del desempeño que consideremos tendrán alto impacto positivo en el Nivel Político, para aumentar su confianza en nuestra Dirección, con el objeto de enfocarnos en ambos.

Para registrar nuestros compromisos individuales utilizaremos una de las herramientas que propone la metodología de las 4 Disciplinas, la Brújula de Trabajo, que se puede ver más abajo. Es sencilla de utilizar, y la adoptaremos para crear el hábito de anotar los compromisos y para estandarizar el modo de hacerlo.

Comenzamos, entonces, el proceso de asignar responsabilidades.

Tomamos la primera Meta: Mejorar o implementar, en los sectores que integran la Dirección, al menos, 8 procesos de trabajo por mes, priorizando aquellos que tengan alto impacto positivo hacia el nivel político.

La actividad de esta semana para esta Meta será, identificar, al menos, 2 procesos de trabajo que podríamos mejorar. La idea es que busquemos procesos simples, básicos, rápidos de implementar o modificar y demos prioridad a los que creamos tendrán mayor impacto positivo en el Nivel Político. Sólo identificarlos y traer la lista para la próxima reunión.

En este caso, debido al tipo de actividad, los responsables serán los líderes de cada sector. Dejamos aclarado que serán ellos los que, junto a sus colaboradores, realizarán un lluvia de ideas con las diferentes opciones y elegirán los que estimen prioritarios, teniendo en cuenta los criterios antes mencionados.

Sugerimos entonces a los responsables que utilicen la Brújula para anotar esta responsabilidad, quedando escrito en cada una algo así como:

Algo importante que destacamos en este momento: No nos veamos como áreas separadas. Colaboremos. Pidamos y ofrezcamos ayuda. Empecemos a intentar funcionar como un equipo (donde para el trabajo, no hay jerarquías).

Pasamos ahora a la segunda Meta: Acumular, para el 8 de diciembre, al menos, 65 visitas a los espacios de trabajo del personal, para relevar datos, recoger opiniones, informar, auditar  y/o proponer mejoras.

Para lograr la Meta hay que visitar, en promedio, 5 sectores por semana. La idea es que vayamos 2 o 3 de nosotros a cada lugar. Es importante que participemos todos.

Uno de los beneficios que esto nos traerá es que, por un lado nosotros conoceremos más acerca de cada sector y de las personas para quienes trabajamos y, por otro, tendremos más presencia frente a nuestros “clientes”.

Vamos a contar con un formulario que nos va a permitir documentar sintéticamente las visitas, pero también podemos complementar la información con fotos, si lo creen necesario.

Lo importante es que estas visitas deben contribuir a generar mejores vínculos con nuestros clientes. Necesitamos que la gente sepa que estamos para ayudarla. Pero podría ocurrir que en algunos casos, no resulte sencillo que lo comprendan. Vayamos preparados para que eso, si ocurre, no nos tome por sorpresa.

El Director preparó una lista con 14 puntos que recomienda tener en cuenta durante las visitas a los sectores. Son los siguientes:

PARA TENER EN CUENTA ANTES Y DURANTE LAS VISITAS A SECTORES

“Nunca tenemos una segunda oportunidad para dar una primera buena impresión”

1.     Nunca perder de vista nuestra Misión y Nuestros Valores.

2.     No olvidar que el objetivo primordial de estas visitas es mejorar la relación con los principales “clientes” (Nivel político y Personal de carrera) y conocer más sobre las personas y sobre los espacios de trabajo en los que nos toca intervenir.

3.     Para las primeras visitas elegir sectores que suponemos con bajo nivel de conflictos, hasta que obtengamos algo de experiencia.

4.     Tratar de investigar previamente, algunos detalles del sector al que vamos a visitar (personal, situación, posibles conflictos, etc.).

5.     En lo posible, avisar previamente al Jefe del sector que será visitado, día, horario y motivos de la visita.

6.     Cumplir con el horario acordado de visita.

7.     No improvisemos. Acordar previamente, con el grupo que hará la visita, el objetivo de la misma y los roles de cada uno mientras estén en el lugar.

8.     No hablar mal de nadie ni “engancharse” en una conversación de ese estilo.

9.     No prometer nada que no este a nuestro alcance inmediato o no dependa directamente de nosotros.

10.   No somos el Sindicato, ni debemos desarrollar sus roles.

11.   No necesariamente nos sentimos identificados con todas las políticas, decisiones o acciones del Nivel Político, pero trabajamos para ellos.

12.   No generar malestar. Llevar un mensaje positivo.

13.   Tenemos que construir mejores relaciones; integrar. No generar divisiones, ni con nosotros ni entre la gente o los sectores.

14.   Tenemos que lograr que en el sector quede la idea de que nuestra visita fue importante y positiva. Que la valoren como la valoramos nosotros.

Hicimos entonces en la pizarra una lista de posibles sectores a visitar y cada uno de nosotros eligió a cuál deseaba ir. A pesar de que la meta implica visitar 5 sectores por semana, decidimos que en esta haríamos sólo 4 por ser la primera experiencia.

Los grupos quedaron conformados así:

SECTOR	ASISTEN
Liquidaciones	Luján – Romina – Miguel
Fiscalía Municipal	Natalia – Claudio – Armando
Bromatología	Jorge – Mariana - María José
Museo Municipal	Franco – Susana - Javier

La Brújula de cada uno debió haber quedado escrita, más o menos así:

OBJETIVO: Visitar el sector xxxxxx esta semana.

ACTIVIDADES: Reunirme con xxxxx y xxxxxx para acordar quién llama al Jefe del sector y quién completará el formulario de visita.

Sin embargo, muy pocos la utilizaron. Es necesario crear el hábito.

Respecto de la tercera Meta: Desarrollar, antes del 8 de diciembre, al menos, 6 acciones de comunicación formales desde la Dirección hacia el Nivel Político y el Personal de carrera, que contribuyan a fortalecer la relación, el Director decidió que por dos o tres reuniones no la trabajaremos, hasta afianzarnos un poco más con la metodología.

Así concluyó esta reunión y cada uno se fue con la preocupación y la ansiedad de cumplir con sus propias metas. Fue muy notorio el entusiasmo.