lunes, 27 de febrero de 2012

SEGUNDA ETAPA, RESULTADOS FINALES

Recordemos que los objetivos propuestos para esta etapa fueron:
1.  En todos los sectores de la Dirección, mejorar los procesos de trabajo existentes o implementar nuevos, priorizando aquellos que tengan impacto positivo directo en el Nivel Político.
2.  Aumentar la presencia de la Dirección en los espacios de trabajo del personal municipal, con el objeto de relevar datos, recoger opiniones, informar, auditar y/o proponer mejoras.
3.  Mejorar la comunicación de la Dirección con el Nivel Político y el personal en general.
Pero que, además, debíamos sostener o mejorar lo logrado respecto de los objetivos de la Etapa 1:
4.  Contar con una orientación estratégica formal y compartida por todos los integrantes de la Dirección; y
5.  Aumentar la integración productiva de los sectores y de las personas que conforman la Dirección.

En este contexto, haremos primero un análisis individual respecto de cada uno de los cinco objetivos expuestos.
1.  Si bien no logramos alcanzar la meta de 24 nuevos procesos o mejoras de los existentes que nos habíamos planteado, llegamos a 22, que no es un resultado bajo. Pero más allá de ello, quedaron planteados 6 más, en los que trabajamos pero no pudimos lograr. Sin embargo, están en fase de ejecución y, seguramente, se concretarán en el corto plazo.
2.  Pudimos concretar 64 de las 65 visitas planeadas. Este resultó un número altamente satisfactorio, ya que la carga de trabajo que esta actividad nos generó fue bastante superior a lo que habíamos imaginado y ello constituyó una dificultad para cumplir con el promedio de 5 visitas semanales programadas. A este inconveniente debemos sumarle que no siempre encontramos la misma predisposición en todos los sectores a visitar.
3.  Desarrollamos 4 acciones de comunicación, de las 6 previstas. Este resultado no es satisfactorio y, para explicar sintéticamente el motivo de un valor tan bajo, podríamos decir que se debió a haber puesto la mayor parte del esfuerzo en las 2 metas anteriores, descuidando esta.
4.  No hay dudas en cuanto a la existencia de una orientación estratégica formal. Sin embargo, es notorio que falta aún internalizar cuestiones filosóficas, en particular, los Pilares (o Valores), ya que ciertas actitudes y comportamientos de los miembros del grupo, no siempre respetan estos principios. Este objetivo se ha sostenido, pero es necesario mejorar mucho aún.
5.  Más allá de que la encuesta realizada para evaluar este aspecto y las estadísticas que de ella surgen, permiten observar un aumento de la integración y que ello, además, se puede percibir en el trabajo diario, también es cierto que no podemos incluir aquí a la totalidad del personal. Por lo tanto, es un tema sobre el que debemos seguir trabajando, apoyando y ayudando a quienes no terminan de integrarse.

Dos temas importantes a considerar en esta evaluación, son los siguientes:

1.  La inversión de tiempo de trabajo.
Consideramos a continuación el total de horas aportadas por todo el grupo al Proyecto, teniendo en cuenta que no todos participaron en la misma proporción en cada una de las actividades y, por lo tanto, esto es un promedio general y aproximado.

DESCRIPCIÓN
HORAS
Tiempo total dedicado a reuniones de trabajo
480
Tiempo total dedicado a visitas a sectores
250
Tiempo total dedicado a mejora de procesos
440
Tiempo total dedicado a acciones de comunicación
30
Tiempo total dedicado a administración del Proyecto
190
TIEMPO TOTAL DEDICADO AL PROYECTO
1390
Tiempo total semanal dedicado el Proyecto por el grupo
73
Tiempo promedio semanal aportado por persona
5

2.  La inversión económica:
Las inversiones económicas específicas de esta Etapa del Proyecto han sido menores:

DESCRIPCIÓN
IMPORTE
Compra de tensiómetro digital
$ 200
Compra de pizarra blanca
$ 150
Cafetería y refrigerio (fuera de la Municipalidad)
$ 200
Insumos y papelería exclusivos para el proyecto
$ 1200
Viáticos y movilidad
$ 200
TOTAL
$ 1950

Es necesario aclarar en esta instancia, que la Municipalidad ha realizado otras inversiones importantes en el área de Recursos Humanos, pero que no forman parte específica de este Proyecto, ya que provienen de decisiones anteriores al mismo. Sin embargo, estas inversiones deben mencionarse aquí, porque han contribuido de manera significativa. Se refieren, específicamente a: equipamiento informático, software de gestión de Recursos Humanos y contrato de soporte con la empresa proveedora del software.

Los resultados generales logrados, a pesar de no haber alcanzado las metas planeadas, han sido ALTAMENTE SATISFACTORIOS, ya que, además de los logros concretos que se detallan más adelante, se reconocen múltiples impactos positivos indirectos, tales como:
·     Mejora de las relaciones interpersonales internas y del clima laboral en la Dirección.
·     Mejora de la integración productiva entre los sectores de la Dirección.
·     Mejora concreta de procesos de trabajo de la Dirección, aportando soluciones incuestionables a diferentes problemáticas internas y de la organización.
·     Aprendizajes para la mejora de la metodología de trabajo.
·     Mejora de la relación de la Dirección con el Nivel Político.
·     Aumento de la presencia de la Dirección en los espacios de trabajo del personal municipal.
·     Mejora de la relación de la Dirección con el personal municipal en general.
·     Proceso de cambio cultural iniciado en el sector, especialmente, en lo referido a medición de la gestión; productividad; gestión de la calidad; y rendición de cuentas por resultados, prácticas casi inexistentes (aunque muy necesarias) en la cultura de la Municipalidad.

RESULTADOS CONCRETOS

Indicadores de resultados:


Indicador de calidad de las reuniones:

Integración del personal y las áreas (Encuesta):



MAR
JUN
DIC
1
Todos en la Dirección de RRHH sabemos hacia dónde vamos; tenemos en claro cuáles son los objetivos que perseguimos como grupo.
25,00%
77,08%
76,79%
2
Habitualmente conversamos entre todos sobre las metas que debe alcanzar la Dirección y sobre si vamos por el camino correcto.
21,43%
62,50%
73,21%
3
Las dos cosas anteriores son muy importantes.
100,00%
100,00%
100,00%
4
La Dirección de Recursos Humanos es un gran equipo en el que TODOS nos preocupamos por trabajar juntos.
17,86%
60,42%
64,29%
5
Cada sector perteneciente a la Dirección de Recursos Humanos funciona correctamente integrado con los demás.
21,43%
47,92%
64,29%
6
Cada sector de la Dirección se preocupa por los problemas de los otros sectores y colabora CON GUSTO para ayudar a solucionarlos.
21,43%
50,00%
69,64%
7
Considero que TODAS las personas de la Dirección se interesan por colaborar con las demás.
28,57%
54,17%
67,86%
8
TODO el personal de la Dirección de RRHH aporta su mejor esfuerzo, todos los días, para lograr buenos resultados EN CONJUNTO.
35,71%
56,25%
71,43%
9
El trato entre todo el personal de la Dirección es cordial y respetuoso.
64,29%
83,33%
87,50%
10
Deberíamos reunirnos todos periódicamente para conversar sobre cómo mejorar nuestro trabajo conjunto.
100,00%
91,67%
94,64%
11
Me gusta trabajar en esta Dirección
96,43%
95,83%
94,64%
12
Los "clientes" (empleados en general, nivel político, concejales, etc.) están conformes con el servicio DE MI SECTOR EN PARTICULAR.
37,50%
43,75%
64,29%



MARZO
JUNIO
DICIEMBRE
Orientación estratégica
25,00%
77,08%
73,21%
Integración entre sectores
20,54%
55,21%
74,55%
Integración entre personas
33,57%
63,33%
82,86%
ÍNDICE OEeI
26,37%
65,21%
76,88%

Sectores visitados:

#
SECTOR
FECHA
1
Liquidaciones
06-Sep-11
2
Fiscalía
07-Sep-11
3
Museo
07-Sep-11
4
Bromatología
09-Sep-11
5
Taller mecánico
14-Sep-11
6
Almacenes
14-Sep-11
7
Compras
14-Sep-11
8
Prevención de adicciones
15-Sep-11
9
Servicios Públicos (choferes Reynoso)
15-Sep-11
10
S.A. y M.A. (Atención al cliente)
21-Sep-11
11
Trámites
21-Sep-11
12
Cementerio
21-Sep-11
13
Comunicación Social
21-Sep-11
14
Casa de la Cultura
22-Sep-11
15
Intendente
28-Sep-11
16
Hogar de ancianos
28-Sep-11
17
Planta de cloacas
28-Sep-11
18
Taller eléctrico
29-Sep-11
19
Tesorería
04-Oct-11
20
Taller de herrería
04-Oct-11
21
Mayordomía
12-Oct-11
22
Instrucción Vial
12-Oct-11
23
Chaperos
12-Oct-11
24
C.I.C.
13-Oct-11
25
Receptoría
13-Oct-11
26
Telefonía
20-Oct-11
27
Gestores
20-Oct-11
28
Trabajo Social (Des.Social)
20-Oct-11
29
Tribunal de faltas Nº 1
25-Oct-11
30
Protección civil
27-Oct-11
31
Jardín de infantes
28-Oct-11
32
Farmaceutico municipal
28-Oct-11
33
Oficina Técnica (Rubén Fajardo)
01-Nov-11
34
Contaduría
02-Nov-11
35
S.A. y M.A. (Administración)
02-Nov-11
36
Vivienda
08-Nov-11
37
Trabajo Social (Hacienda)
08-Nov-11
38
Oficina de empleo
09-Nov-11
39
Información al consumidor
09-Nov-11
40
Catastro
09-Nov-11
41
Parques y Paseos (obrador)
10-Nov-11
42
Comercio
10-Nov-11
43
Despacho
10-Nov-11
44
Asuntos Juridicos
10-Nov-11
45
Consejo de la mujer
16-Nov-11
46
Directores de Hacienda
21-Nov-11
47
Inspectores de Fiscalía
22-Nov-11
48
Patentamiento
22-Nov-11
49
Licencias de conducir
22-Nov-11
50
Obras Privadas
22-Nov-11
51
Ceremonial y Protocolo
23-Nov-11
52
Barrido manual
24-Nov-11
53
Inspección General (Administración)
24-Nov-11
54
Prensa
29-Nov-11
55
Mesa de Entradas
01-Dic-11
56
Bacheo
01-Dic-11
57
Secretario de Hacienda
02-Dic-11
58
Verificación (Fiscalía)
14-Dic-11
59
Recepción (Palacio)
14-Dic-11
60
SAyMA (Infraestructura)
15-Dic-11
61
Oficina Cementerio
15-Dic-11
62
Vecinales
15-Dic-11
63
Computos
15-Dic-11
64
Secretaria de Desarrollo Social
22-Dic-11


Mejoras concretadas:

1.     Cambio de formato del listado de Currículums que se envía al Intendente, sistematización del proceso de remisión e inclusión de copia para la Secretaria de Gobierno.
2.     Volcado al Sistema informático del organigrama de toda la Municipalidad, incluyendo los Planes Sociales que prestan servicios en los diferentes sectores (en proceso).
3.     Capacitación en cuestiones de ergonomía y cuidado de la salud al personal de Informática y Despacho.
4.     Puesta en vigencia de un protocolo para la investigación de accidentes de trabajo, que involucra al agente siniestrado, a sus superiores y a los testigos.
5.     Mejora del registro, almacenamiento y disponibilidad de datos sobre accidentes de trabajo.
6.     Modificación del proceso interno de interacción entre Personal y Salud Laboral en el control y seguimiento de licencias médicas.
7.     Puesta en marcha de un proceso sistemático de citación, notificación formal y registro de información histórica sobre el personal, por incumplimiento reiterado de las reglamentaciones vigentes, involucrando también a su superior directo.
8.     Implementación de formulario estándar para la justificación de licencias por problemas de salud, que reemplaza al certificado emitido por el profesional.
9.     Acondicionamiento del espacio físico y el mobiliario e incorporación de más instrumental en el área de Salud Laboral, para optimizar su imagen y poder brindar una mejor atención.
10.   Planificación de campaña de vacunación para el personal, para el año 2012 (resta proponer al Ejecutivo).
11.   Reorganización interna del proceso de atención al público en la Oficina de Personal.
12.   Diseño y puesta en marcha de parte diario de inasistencias que completan los Chaperos para agilizar el trabajo de la Oficina de Personal.
13.   Aumento de la participación de los Chaperos en la atención al personal (retirar y entregar documentación en sectores que no tienen Chaperos), contribuyendo a disminuir el desplazamiento de empleados para realizar trámites en la Oficina de Personal.
14.   Evaluación de necesidades de contención psicológica en el personal operativo de Cementerio.
15.   Evaluación de necesidades de contención psicológica en el personal operativo de Inspección General.
16.   Puesta en marcha de la nueva versión del sistema informático de Recursos Humanos.
17.   Puesta en marcha de los módulos de “Control de tiempos y ausencias” y “Vacaciones”, del sistema informático de Recursos Humanos.
18.   Vacunación con antitetánica a todo el personal de Cementerio.
19.   Obtención de datos de personas de Planes Sociales que prestan servicios en la Municipalidad, incluyendo detalle de los sectores en que se desempeñan.
20.   Mejora del proceso de atención primaria ante accidentes del personal municipal, en Sanatorio Rivadavia (en especial para turnos tarde y noche).
21.   Definición de criterios para la determinación de cuándo se considera a una enfermedad “de larga duración” (resta formalizarlo).
22.   Automatización de la actualización de costo de la tarjeta-reloj y fijación de mejores parámetros para determinar cuándo el empleado debe pagarla (no sólo por extravío).

LECCIONES APRENDIDAS

Las Lecciones Aprendidas son las conclusiones, evaluaciones y diagnósticos a los que se llega una vez que ha sido ejecutado un programa, proyecto o política, las cuales deben además servir como insumos y ejemplos para otras experiencias y la ejecución de nuevas buenas prácticas(Fuente: PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO, 2005. Guía para la construcción de una base de conocimiento empírico. Panamá, Proyecto Regional Feria de Conocimiento de Gobernabilidad Local en América Latina.)

1.     Los objetivos fijados para esta etapa fueron muy acertados; sin embargo, las metas podrían haber sido un poco menos ambiciosas, por tratarse de la primera experiencia. Resultó algo difícil, para algunas personas, aceptar un ritmo de trabajo superior.
2.     Las reuniones resultaron una herramienta adecuada para la buena comunicación interna y, si bien es necesario optimizar algunos aspectos de las mismas, se deben mantener como espacio de trabajo y de desarrollo personal.
3.     Debemos llegar a las reuniones unos pocos minutos antes para poder comenzar en el horario pactado.
4.     No debemos abandonar la reunión por momentos, para evitar distracciones propias y de los demás, y por respeto a quien está exponiendo cuando eso ocurre.
5.     Las reuniones realizadas fuera de ámbito de trabajo siempre resultan mucho más relajadas y productivas.
6.     El tiempo dedicado a trabajar específicamente las relaciones interpersonales del grupo fue escaso. Necesitamos ocuparnos más de este aspecto.
7.     Falta trabajar en la internalización de los valores elegidos.
8.     Debemos optimizar aún más el aprovechamiento del tiempo en las reuniones de RSA.
9.     Debemos ser más estrictos con el cumplimiento de los compromisos semanales y dedicar tiempo a aprender sobre los “por qué” del incumplimiento de los mismos.
10.   Debemos ser más proactivos en el momento de ofrecernos para asumir los compromisos semanales.
11.   La carga de trabajo que implica la administración de todo el proceso es muy alta. En este caso se requirieron entre 2 y 3 horas diarias de una persona. Es decir, una tercera parte de la jornada de trabajo de una persona, para sostener el proceso desde lo administrativo.
12.   Es necesario poner más claridad en los objetivos de mediano y largo plazo.
13.   Necesitamos aprender a motivar y apoyar, en vez de criticar, a quienes no parecen terminar de sumarse al proceso.
14.   Los espacios de protagonismo individuales resultaron positivos y generaron motivación e integración. Es necesario procurar actividades en que puedan destacarse las individualidades, alternativamente.
15.   Hay que continuar trabajando en la integración.
16.   La proactividad y la empatía aparecen como dos temas a mejorar.
17.   Sería importante describir los puestos de trabajo de toda la Dirección e identificar claramente las competencias requeridas en cada uno, con vistas al fortalecimiento individual.

CONCLUSIONES
Sin dudas que estos cambios positivos y los logros concretos alcanzados, son percibidos por el personal como propios y del grupo, lo cual genera un entusiasmo y un compromiso que garantizan la posibilidad de dar continuidad al proceso en el año próximo.
El desafío para el grupo, de ahora en más, será considerar que lo alcanzado debe constituir un piso; que sólo aceptaremos resultados superiores; y que en la siguiente etapa debemos construir de allí hacia arriba, enfocándonos tanto en el adentro como en el afuera de nuestra Dirección.

1 comentario:

  1. Soy una de las personas que formó parte de éste nuevo proyecto.Me dá orgullo decir que tenemos un espacio donde se están recuperando los valores humanos.... donde se retomó el espacio para la creatividad, la innovación y la integración entre las áreas que componemos ésta Dirección. Ésto es importante ya que los resultados en cada compromiso asumido están a la vista. Creo que para éste nuevo año se palpitan muchas expectativas, queremos poner mucha garra para que ésto siga creciendo y así seguir mejorando para poder brindar a nuestros clientes una gestión renovada y concreta.

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