ETAPA 3 - REUNIÓN 4

13 de abril de 2012.

En esta reunión iniciamos el proceso de control y seguimiento de actividades con el formulario RSA que utilizáramos el año pasado. Deberíamos haber comenzado hace un par de semanas pero algunas cuestiones de organización, como por ejemplo la definición de indicadores, retrasaron el cronograma. De todas manera, no hay complicaciones.

METAS 2012

Antes de comentar el desarrollo de la reunión, resulta necesario presentar el esquema de metas para este año.

ACTIVIDADES Y TAREAS DE LA SEMANA PRÓXIMA 

Sobre esta base y sobre datos obtenidos en reuniones anteriores, se confeccionó el formulario RSA de esta semana, quedando como se presenta a continuación, ya con los responsables de cada tarea.

ETAPA 3 - REUNIÓN 3

30 de marzo de 2012.

Tratamos tres temas principales: implementación de la evaluación de desempeño en valores; resultados de la encuesta a "clientes"; y propuestas de mejora para este año.

IMPLEMENTACIÓN DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO EN VALORES.

La semana anterior, cada uno de nosotros recibió el formulario para realizar su autoevaluación, debiéndolo entregar completo, a sus respectivos superiores, esta semana. A excepción de Luján y Jorge, que aún están de vacaciones, todos cumplimos.

Marcelo explicó que el próximo paso será que cada jefe evalúe a sus colaboradores directos y haga las correspondientes devoluciones. Esta tarea deberá estar terminada para el 13 de abril.

Evaluadores y Evaluados:

Gabriela (Secr. de Gobierno)	evalúa a:	Marcelo
Marcelo	evalúa a:	Susana Armando Javier Jorge
Susana	evalúa a:	Claudio Luján María José Romina Natalia
Armando	evalúa a:	Mariana Alicia Mirta
Javier	evalúa a:	Miguel Franco

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE “CLIENTES”.

Esta semana la dedicamos a aplicar la Encuesta de satisfacción de “clientes”. Como ya dijimos la semana anterior, la muestra estuvo conformada específicamente por personal de conducción. La convocatoria fue mediante llamados telefónicos. El grado de asistencia general fue del 77% de los convocados. En detalle: Obrador 73%; Palacio 67%; Servicios Sanitarios 100%; Ex Estación FC 100%; Anexo Rivadavia 100%. Aún no se aplicó la encuesta al Nivel Político.

El proceso consistió, en la mayoría de los casos, en reunir a los grupos objetivo en lugares cercanos a sus sitios de trabajo; explicarles el motivo de la encuesta; y darles el tiempo necesario para responder. El tiempo dedicado a ello fue de unos 15 a 20 minutos en cada caso. Las encuestas fueron anónimas.

Las calificaciones en general fueron muy bajas, algo que esperábamos.

Se presentan a continuación algunos resultados

PREGUNTAS:
1.       ¿Cómo considera que atiende a la gente el área Salud Laboral?

2.       ¿Considera que el área Salud Laboral se ocupa realmente de cuidar la salud del personal municipal?

3.       ¿Sabe quién es el Jefe del área Salud Laboral?

4.       ¿Cómo considera que atiende a la gente el área Higiene y Seguridad?

5.       ¿Considera que el área Higiene y Seguridad se ocupa realmente de cuidar la seguridad de nuestro personal?

6.       ¿Sabe quién es el Jefe del área Higiene y Seguridad?

7.       ¿Cómo considera que atiende a la gente la Oficina de Personal?

8.       ¿Siente que la Oficina de Personal se preocupa por escuchar y solucionar las demandas del personal municipal?

9.       ¿Sabe quién es el Jefe de la Oficina de Personal?

10.   ¿Cree usted que el personal de la Municipalidad necesita capacitarse?

11.   ¿Considera que usted necesita capacitarse?

12.   ¿Cree que la Municipalidad se ocupa lo suficiente de capacitar al personal?

13.   ¿Cree que la Dirección de Recursos Humanos ayuda a los Jefes en sus tareas de conducción del personal?

14.   ¿Considera que la Dirección de Recursos Humanos hace algo positivo por usted y por el personal municipal en general?

15.   ¿Sabe usted exactamente para qué está en nuestra organización la Dirección de Recursos Humanos?

Algunas estadísticas:

 

PROPUESTAS DE MEJORA.

El último tema de la reunión fue presentar las primeras propuestas de mejora para este año, surgiendo las siguientes:

1.   Poner a disposición del Nivel Político, consultas en el sistema informático de recursos humanos que resulten de su interés.

2.   Modificar el diseño de la “Solicitud de ingreso”.

3.   Implementar Carnet de control de presión arterial para el personal.

4.   Diseñar e implementar un instructivo para empleados próximos a jubilarse.

5.   Incorporar fotografías del personal al sistema informático de recursos humanos.

6.   Implementar una nueva interfase de comunicación con los relojes de cotrol de acceso, para dejar de depender del proveedor de Buenos Aires.

7.   Sistematizar la visita a lugares de accidentes, tiempo después de ocurrido el hecho.

8.   Acondicionar oficina de recursos humanos de Obrador Municipal.

9.   Implementar módulos adicionales del sistema informático de recursos humanos.

10. Implementar formulario para solicitud de fojas de servicios.

11. Implementar un sistema de control y seguimiento de documentación que ingresa y circula en oficina de personal.

12. Implementar depósitos bancarios por cuestiones judiciales, en medio electrónico.

13. Planificar e implementar programa de capacitación en temas de Higiene y Seguridad.

14. Diseñar e implementar proceso de “descripción de puesto adapatado”, para personas que deban ser reubicadas.

15. Sistematizar informe de evaluación pre ocupacional.

ETAPA 3 - REUNIÓN 2

23 de marzo de 2012.

Hoy pudimos concretar la segunda reunión del año. Se complicaron un poco las cosas porque la semana pasado hubo un paro por reclamos salariales, sin asistencia al trabajo, durante los días 14, 15 y 16, y, por lo tanto, no pudimos hacer la reunión del viernes 16. A esto debemos sumarle que todavía tenemos personal de vacaciones en nuestra Dirección, de manera que no tenemos tampoco el plantel completo.

Esta reunión la dedicamos a tratar algunos temas generales que necesitamos coordinar entre todos. Fue, más que nada, informativa desde la Dirección hacia el personal.

Los principales temas tratados:

1.  PROYECTO DE INMUNIZACIÓN DEL PERSONAL.

Marcelo comentó brevemente sobre este Proyecto, elaborado por el área Salud, explicando que fue enviado a la Secretaria de Gobierno para su implementación.

2.  IMPLEMENTACIÓN DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO EN VALORES.

Avanzando un paso más en la implementación de la Filosofía definida el año pasado para la Dirección, este año todos seremos evaluados para medir cómo estamos cumpliendo con los Valores elegidos. Para comenzar con esta experiencia, definimos un formulario que será utilizado por quienes tienen personal a cargo, dentro de nuestra Dirección, para evaluar a cada uno de sus colaboradores. Allí incluimos un conjunto de comportamientos observables para cada Valor, con el fin de tener algunos parámetros de referencia en la evaluación. Se trata de algo muy simple y básico, ya que el objetivo para este año es, en particular, adquirir el hábito de evaluar y ser evaluado; facilitar un diálogo constructivo jefe-colaborador; y desarrollar algunas acciones que permitan lograr mejoras individuales en el apego a los Valores. Se incluye a continuación el formulario, con datos ficticios como ejemplo.

3.  ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE “CLIENTES”.

A diferencia de lo realizado el año pasado, en que nos enfocamos con mayor énfasis en mejorar aspectos internos de nuestra Dirección, este año comenzaremos a desarrollar acciones con mayor impacto directo en la organización en general. Por este motivo, necesitamos tomar una “fotografía” de cómo nos ven hoy nuestros principales “clientes”: el personal de carrera y el Nivel Político. Para ello diseñamos una encuesta simple, que nos permitirá tomar algunas mediciones. Se trata de algo básico, pero creemos que en este momento, no estamos en condiciones de indagar sobre cuestiones más profundas en cuanto a la calidad de nuestros servicios. Hemos analizado algunas encuestas, como por ejemplo la conocida como SERVQUAL, pero pensamos que en la actualidad, ni nosotros ni la organización estamos en condiciones de utilizar tales instrumentos. Preferimos algo más elemental. Aplicaremos esta encuesta durante la semana del 26 al 30 de mayo, y el grupo objetivo serán jefes y directores (alrededor de 50 personas). Pensamos que sería ideal aplicarla a todo el personal, para tener mejores resultados, pero no creemos oportuno generar tal movimiento hoy.

Esperamos repetir la encuesta, con el mismo grupo objetivo, en diciembre de este año.

Se presenta a continuación el formulario.

4.  OFICINA DE RECURSOS HUMANOS EN OBRADOR MUNICIPAL.

De acuerdo con lo programado, este año pondremos en funcionamiento una oficina de Recursos Humanos en el Obrador Municipal. Ello nos permitirá estar más cerca de la gente en un área clave para la Municipalidad, ya que es el lugar desde el cual se prestan los principales servicios. Esta oficina no contará con alguien en forma permanente; todos deberemos turnarnos para atender allí. Por tal motivo, utilizamos parte de la reunión para discutir diferentes ideas sobre organización y horarios de atención, calidad de los servicios a prestar, distribución de las tareas, etc.

5.  PROPUESTAS DE MEJORA PARA LA SEMANA PRÓXIMA.

Ya finalizando la reunión, acordamos que para el próximo viernes, todos traeremos propuestas de mejoras posibles en los procesos y/o la infraestructura de gestión de la Dirección.

ETAPA 3 - REUNIÓN INICIAL

9 de marzo de 2012. Es la primera reunión del año para retomar el Proyecto de mejora. Hemos arrancado algo tarde debido a que todos fuimos tomando nuestras vacaciones y esperábamos a que volviera la mayoría.

El principal objetivo de esta reunión fue que Marcelo presentara al personal de la Dirección la estrategia 2012, las actividades generales a desarrollar y las expectativas sus para este nuevo período.

El desarrollo comenzó con un breve comentario sobre los resultados logrados en el año anterior, destacando un párrafo del informe de la psicóloga sobre la evaluación de cierre del 2011:

 “La integración que todos mencionan parecería existir más en las áreas hacia adentro y en cuanto al trabajo de las áreas entre sí, pero no entre personas. Para lograr esto último, es necesario un nivel más avanzado de reconocimiento mutuo de fortalezas y debilidades y también de aceptación. Las debilidades aún se viven como objetos de crítica y no como necesidades de contención y ayuda y como oportunidades de mejora.”

Y sobre esta base planteó la necesidad de cambiar las críticas por actitudes de contención y ayuda, para comenzar a pensar en ser un verdadero equipo.

En segunda instancia, Marcelo expresó que durante el año pasado cada uno tuvo un espacio para la reflexión con el fin de producir ciertos cambios personales y adaptarse a la nueva forma de trabajar en nuestra Dirección y que, en tal sentido, fue tolerante en determinadas cosas. Explicó que ahora, un año después, su postura en algunas de esas cuestiones no va a ser la misma. Que a ser más exigente. Que el año pasado llegamos a un nivel, que para este año debe ser un piso. “No voy a permitir determinadas cosas que en el año anterior sí permití” -dijo– “y voy a pedir determinadas cosas que el año anterior no pedí. Este año, todos tenemos que ser mucho más exigentes… pero no solamente con los demás, sino también, y con más énfasis, cada uno con sí mismo”.

Se habló también sobre nuestra Filosofía y de la necesidad de enfocarnos en cumplirla en todos sus aspectos. Eso no debe quedar sólo plasmado en un papel; tiene que estar presente todo el tiempo en nuestra Dirección.

A continuación Marcelo presentó la estrategia general para el año 2012, que será la Etapa 3 del Proyecto y abarcará el período marzo-diciembre de 2012 (Incluida en la entrada anterior de este Blog). Revisamos juntos todas las actividades a desarrollar durante el año, que se presentan a continuación:

Reunión de inicio del proyecto 2012
Mejorar la capacidad de gestión de la Dirección.
Aumentar el apego del personal a la filosofía de la Dirección.
Revisar resultados de encuesta sobre Filosofía y definir acciones concretas a desarrollar.
Desarrollar reunión con Jefes para preparar evaluación individual sobre apego a la Filosofía.
Informar al personal de la Dirección sobre objetivo y estructura de la evaluación.
Desarrollar primera evaluación individual de apego a la Filosofía.
Desarrollar reunión con Jefes para evaluar resultados de primera evaluación de apego a la Filosofía.
Desarrollar segunda evaluación individual de apego a la Filosofía.
Desarrollar reunión con Jefes para evaluar resultados de segunda evaluación de apego a la Filosofía.
Desarrollar encuesta 2 de apego a la Filosofía.
Desarrollar tercera evaluación individual de apego a la Filosofía.
Desarrollar reunión con Jefes para evaluar resultados de tercera evaluación de apego a la Filosofía.
Desarrollar cuarta evaluación individual de apego a la Filosofía.
Desarrollar reunión con Jefes para evaluar resultados de todo el proceso de evaluación de apego a la Filosofía.
Desarrollar encuesta 3 de apego a la Filosofía.
Mejorar la infraestructura de gestión y los procesos de trabajo, con enfoque en calidad, productividad y costos.
Desarrollar reunión RSA 1 a 12
Desarrollar reunión RSA 13 a 26
Fortalecer las relaciones interpersonales y la cooperación entre sectores.
Desarrollar actividad grupal de integración 1
Exponer en Jornada Estrategia y Negocios (San Nicolás)
Planificar y desarrollar visita extralaboral.
Evaluar resultados primer semestre.
Desarrollar actividad grupal de integración 2.
Evaluar resultados segundo semestre.
Desarrollar encuesta OEeI .
Identificar y fortalecer, en el personal de la Dirección, las competencias más críticas según sus puestos.
Describir todos los puestos de trabajo de la Dirección e identificar las competencias clave de cada uno.
Comunicar al personal las descripciones de puestos y las competencias clave de cada uno.
Diseñar e implementar acciones para desarrollo de competencias clave.
Desarrollar charla sobre Calidad, Productividad y Costos.
Desarrollar charla sobre “Mejora de procesos” (Luján, Armando, Jorge) (dos jornadas de 2 hs cada una).
Desarrollar charla sobre “Generaciones de trabajadores” (Susana, M.José, Mariana, Miguel) (una jornada de 3 hs).
Alcanzar un grado de desempeño que satisfaga las expectativas establecidas por el nivel político.
Identificar expectativas del Nivel Político sobre la Dirección.
Presentar al nivel político nuevas tendencias y conceptos de gestión humana (hecho 28/02).
Establecer, con el Nivel Político, objetivos 2012 para la Dirección de Recursos Humanos.
Presentar a Nivel Político Plan de trabajo 2012 con metas e indicadores de seguimiento.
Implementar un “Plan Anual de Recursos Humanos”.
Poner en marcha Plan Anual de Recursos Humanos.
Revisar avances, periódicamente, con el Nivel Político.
Aumentar la presencia activa de la Dirección ante el personal permanente, contratado y transitorio.
Visitar los espacios de trabajo del personal, con fines útiles para ambas partes.
Definir objetivo general de las visitas y motivos posibles.
Programar todas las visitas y responsables (primer semestre).
Desarrollar visitas primer semestre.
Programar todas las visitas y responsables (segundo semestre).
Desarrollar visitas segundo semestre.
Establecer formalmente la Oficina de Recursos Humanos en el Obrador.
Obtener el espacio físico en Obrador, en forma definitiva y formal.
Acondicionar el espacio físico en Obrador.
Definir cronograma de asistencia del personal de la Dirección a Oficina de Obrador.
Poner en marcha Oficina de RRHH en Obrador
Comunicar a todo el personal la puesta en marcha y las funciones de la Oficina de RRHH en Obrador.
Fortalecer la imagen y el protagonismo de los superiores de la Dirección, frente a su personal y a la organización en general.
Reuniones de capacitación sobre rol del jefe con jefes de la Dirección (3 x 2hs c/u).
Evaluar desempeño del personal a cargo (Ver apego a la Filosofía -Ítem 3-).
Desarrollar mínimo 4 charlas en el año (juntos o por separado), dirigidas a todo el personal municipal.
Desarrollar visitas personales a sectores de trabajo del personal, con fines específicos (1 por mes, juntos o por separado).
Reunión para generar ideas sobre otras acciones posibles para fortalecer la imagen de los superiores hacia fuera.
Implementar acciones.
Desarrollar acciones de comunicación (generales o por grupo específico) sobre temas de interés y utilidad para el personal.
Diseñar e imprimir revista para el personal (mensual).
Distribuir revista para el personal (mensual).
Desarrollar y distribuir, al menos, 4 comunicaciones en el año, sobre temas de interés para el personal.
Diseñar e imprimir "Manual del empleado"
Distribuir "Manual del empleado"
Implementar actividades, en lo posible innovadoras, que resulten útiles y agradables para el personal.
Diseñar sistema de pasantías internas.
Informar al personal sobre sistema de pasantías internas y motivar a la participación.
Aplicar sistema de pasantías internas.

Ya cerca del final Marcelo explicó que en la próxima reunión trabajaríamos en:

·     Definir objetivos de las visitas a sectores.

·     Programar todas las visitas a los sectores hasta junio.

·     Elegir las primeras mejoras sobre las que vamos a empezar a trabajar.

Antes de dar por finalizada la reunión, Marcelo contó que Jorge y Luján se inscribieron como aspirantes a participar de dos cursos que se dictan desde España. Uno sobre gestión de la calidad en la administración pública (Luján) y el otro sobre gestión de la formación en la administración pública (Jorge). Están en la etapa de selección de los candidatos, de manera que aún no sabemos si serán elegidos, pero esperamos que lo logren. Sería muy importante para nuestra Dirección y para este Proyecto.