ETAPA 3 - CIERRE PRIMER SEMESTRE

31 de julio de 2012.

Pasaron cuatro reuniones desde la última entrada en el blog. Fueron los días 8, 18 y 28 de junio y 6 de julio. En cada una de ellas continuamos revisando los avances del Proyecto y acordando nuevos compromisos, de acuerdo con las metas ya establecidas.

A continuación, durante las semanas comprendidas entre el 9 y el 27 de julio, el personal del área fue tomando alternativamente días de vacaciones invernales. Por tal motivo, entre dichas fechas no hubo actividad significativa en relación con el Proyecto; cada sector trabajó sólo en las tareas rutinarias habituales.

Hoy ya estamos casi todos de vuelta para emprender la segunda parte del año y es un buen momento para repasar brevemente lo logrado durante la primera mitad.

MEJORAS LOGRADAS EN EL PERÍODO MARZO / JUNIO DE 2012.

·    Nuevo diseño de la “Solicitud de ingreso” a la Municipalidad.

·    Implementación de “carnet de control de presión arterial” para el personal municipal (sin costo, obtenido como donación de un laboratorio).

·    Sistematización de visitas a lugares de accidentes, tiempo después de ocurrido el hecho, para realizar seguimiento de condiciones de las personas y del espacio de trabajo.

·    Implementación de formulario para “solicitud de fojas de servicios”.

·    Implementación de proceso de reinserción laboral (transitoria o definitiva) de personal con problemas de salud, incluyendo “descripción de puesto adaptado”.

·    Sistematización de informe final de evaluación pre ocupacional.

·    Incorporación de nuevas computadoras para Salud Laboral, Higiene y Seguridad y Analista de RRHH.

·    Obtención de nuevo mobiliario para Salud Laboral y Personal.

·    Ordenamiento y organización de registraciones administrativas sobre estado de vacunación del personal del Obrador.

·    Rediseño del libro de registro de intervenciones diarias de Oficina Salud Laboral.

·    Capacitación de enfermera de Salud Laboral en vacunatorio del Hospital.

·    Control y abastecimiento de botiquines de primeros auxilios en los diferentes edificios municipales.

·    Sistematización de proceso de visado de exámenes pre ocupacionales por Secretaría de Trabajo de la Provincia.

·    Puesta en marcha de la Oficina de Recursos Humanos en el Obrador Municipal, para atención del personal.

·    Optimización de la relación con ART para mejorar la atención médica ante accidentes y otros temas relacionados.

ESTADO DE INDICADORES AL 31 DE JULIO.

A continuación se muestra el estado de todos los indicadores previstos para el proceso para monitorear las metas fijadas para el año 2012.

La meta 1 corresponde a actividades relacionadas con la mejora interna de las áreas que integran la Dirección de Recursos Humanos.

La meta 2 corresponde a actividades relacionadas con la relación de la Dirección con el resto de las áreas municipales y los servicios que a ellas se prestan.

Como podrá observarse en los gráficos, durante la primera mitad del año hemos estado más centrados en las mejoras internas. La expectativa para esta segunda mitad es poder volcar el mayor esfuerzo posible a la meta 2, para poder llegar al final del año con ambas metas cumplidas.

PRÓXIMAS ACCIONES.

Esperamos recomenzar las reuniones de trabajo el próximo viernes 10 de agosto en el horario habitual de 12:00 a 14:00.

ETAPA 3 - REUNIÓN 9

1 de junio de 2012.

Una reunión especial.

Por un lado, porque el viernes anterior fue feriado y no nos reunimos; y, por otro, porque contamos con la visita de Carolina y María Emilia, pertenecientes a la Escuela de Administración de la Municipalidad de Rosario, quienes vinieron a intercambiar experiencias con nosotros. Fue un gusto recibirlas e integrarlas a la reunión. Es la primera vez que alguien externo participa observando nuestra reunión de trabajo, de manera que, para nosotros, fue como “rendir un examen”.

 

Al comienzo de la reunión y, después de presentar a las invitadas, hablamos brevemente sobre los siguientes temas generales:

1.  La nueva función interna de apoyo al grupo que desempeñará Romina, efectuando el registro, control y seguimiento de las visitas a sectores de trabajo del personal.

2.  La nueva función interna de apoyo al grupo que desempeñará Luján, registrando y llevando el control de los nuevos formularios y procedimientos que vayamos implementando.

3.  Quienes están tomando capacitaciones comentaron brevemente sus experiencias:

• Jorge: lleva 6 semanas en el curso Gestión de la Capacitación en la Administración Pública (virtual).
• María José: curso presencial sobre Programación Neurolingüística en Rosario.
• Luján: curso “Introducción a la gestión por procesos” (virtual).
• Mirta: actualización en prácticas de vacunación (en Hospital Provincial).

4.  Por último, Marcelo comentó sobre la posibilidad de que nuestra Dirección sea la responsable del proceso de selección del personal para control de estacionamiento medido, lo cual sería un importante reconcimiento hacia el área.

A continuación revisamos la planilla de RSA, el cumplimiento de los compromisos, y pactamos los de la semana siguiente.

Algunos avances importantes de la semana, que vale la pena destacar:

·    Estamos muy cerca de concretar la actividad 2.1, que es brindar al Nivel Político y estratégico, la posibilidad de comenzar a realizar consultas desde sus computadoras, al sistema de gestión de Recursos Humanos.

·    Recibimos 2000 carnets de control de presión arterial, donados por Laboratorio Bagó (¡aplausos para el visitador!).

·    Llevamos cargadas al sistema informático más de la mitad de las fotos del personal.

·    La semana próxima estarían llegando las tres nuevas computadoras que nos hacían falta.

·    Se terminaron de probar e implemetar algunos nuevos formularios como la nueva solicitud de ingreso a la Municipalidad; la descripción de puesto adaptado, para personal con problemas de salud; alta con tareas transitorias; entre otros.

·    La Oficina de Personal renovó parte de su mobiliario, lo cuál incluyó un esfuerzo extra de las chicas, que se calzaron los guantes y, detergente en mano, hicieron una limpieza profunda.

·    Continuamos la vacunación del personal contra Gripe; incorporamos esta semana Hepatitis B y Tétanos a los grupos de riesgo; y contamos con algunas dosis contra Neumococo, para casos muy específicos, de las cuáles ya utilizamos una para un compañero en riesgo.

·    Concertamos una reunión con el responsable regional de la ART, para el martes 5 de junio en Rosario, con el objeto de optimizar la relación con la prestadora del servicio. Viajarán Javier, Armando y Mariana.

·    Comenzamos con las visitas a sectores de trabajo del personal. Felicitaciones a Mariana, Javier y Franco, los primeros de este año.

El proceso de RSA finalizó a las 13:40.

A continuación definimos los responsables de atención en Oficina del Obrador para las próximas dos semanas. Armando propuso que para agilizar este proceso, en la próxima reunión lo tengamos pre armado por algún responsable.

Para terminar, les pedimos a nuestras visitantes, Carolina y María Emilia, que explicaran brevemente, la tarea que desempeña la Escuela de Administración en la Municipalidad de Rosario, lo cuál nos dejó gratamente sorprendidos.

También a nuestro pedido, nos dieron sus apreciaciones respecto de la reunión. Destacaron: el orden; el respeto mutuo (“todos escuchan a todos”); la claridad en las responsabilidades individuales; y la importancia de que todos estén al tanto de todos los temas de la Dirección. Se llevaron una muy buena impresión. Nosotros…, ¡agrandadísimos!

ETAPA 3 - REUNIÓN 8

18 de mayo de 2012.

Comenzamos la reunión hablando brevemente sobre los siguientes temas generales:

1.   Marcelo comentó al grupo sobre la posibilidad de que el día 1 de junio tengamos la visita de gente de la Escuela de Administración de la Municipalidad de Rosario, para intercambiar experiencias y que puedan presenciar nuestra reunión de trabajo.

2.   Marcelo hizo una breve referencia al estado de nuestros indicadores, destacando la necesidad de comenzar a trabajar en algunos aspectos que aún no hemos abordado debido a que priorizamos otros. Si bien la situación no es crítica ya que disponemos de todo el resto del año, debemos comenzar a enfocarnos en los temas pendientes. A continuación se muestra, gráficamente, el estado de los indicadores.

3.   Comentamos algunas novedades e impresiones de lo ocurrido durante la semana en la nueva Oficina del Obrador Municipal, concluyendo en que de a poco nos vamos adaptando al nuevo entorno de trabajo y, a la vez, el personal del Obrador se va adaptando a nuestra presencia allí.

4.   Por último, antes de comenzar con el proceso de RSA, destacamos el esfuerzo de quienes están capacitándose para aportar más a nuestro equipo. Todos fueron aplaudidos (¡no es para menos!) y comentaron brevemente sus experiencias:

• Jorge: lleva 4 semanas en el curso virtual que se dicta desde España sobre Gestión de la Capacitación en la Administración Pública.
• María José: comenzó el 17 un curso presencial en Rosario (que le exige un gran sacrificio económico y de tiempo) sobre Programación Neurolingüística de un año de duración.
• Luján: que acaba de inscribirse en el curso virtual “Introducción a la gestión por procesos” dictado por la Universidad Tecnológica Nacional (FRBA).
• Mirta y Alicia: están realizando un curso básico de computación para poder optimizar su trabajo administrativo.

Un gran esfuerzo de todos ellos!!!

A continuación revisamos el cumplimiento de los compromisos y pactamos los de la semana siguiente, finalizando la reunión a las 13:45.

ETAPA 3 - REUNIÓN 7

11 de mayo de 2012.

Tuvimos una semana corta por el feriado del 1º de mayo, por lo que el viernes 4 no hubo reunión de trabajo.

En la reunión de hoy continuamos con el proceso de control y seguimiento de actividades con el formulario RSA, pero también dedicamos un breve tiempo para comentar tres temas generales:

1.   Las vivencias de cada uno durante la primera semana de atención en la Oficina del Obrador.

2.   La reunión que hoy a la mañana mantuvo Mariana con el Intendente respecto de la participación de la Dirección en la selección de personal.

3.   La participación de Marcelo como disertante en las Primeras Jornadas del Sur de Córdoba sobre Recursos Humanos en Instituciones Públicas (ver en http://www.riocuarto.gov.ar/). También expuso María Laura, compañera de trabajo de la Municipalidad y colaboradora en nuestro proceso de cambio. Se incluyen fotos.

REUNIÓN DE HOY 

Los avances destacados del proceso de RSA de esta semana fueron:

·    Primera evaluación de desempeño en valores, terminada totalmente.

·    Procedimiento de visita a lugares de accidentes, tiempo después de producido el hecho, terminado y puesto en vigencia.

·    Formulario para solicitud de fojas de sevicios, implementado y en funcionamiento.

·    Nuevo libro de registro de intervenciones del área Salud Laboral, implemetado y en funcionamiento.

El formulario RSA para la próxima semana, es el siguiente:

ETAPA 3 - REUNIONES 5 y 6

20 y 27 de abril de 2012.

Continuamos con el proceso de control y seguimiento de actividades con el formulario RSA, al que incorporamos algunas nuevas propuestas de mejora.

En la semana del 23 al 27, concentramos mucho esfuerzo en la puesta en marcha de la Oficina de Recursos Humanos en el Obrador Municipal, programada para el 27 de abril. Esta será una mejora muy significativa, ya que en el Obrador trabaja casi un 50% del personal municipal. Se trata, especialmente, de quienes desarrollan tareas de obras y servicios en la vía pública y quienes les prestan soporte a ellos, como por ejemplo el taller mecánico, herrería, almacenes, etc. Poner en marcha allí esta pequeña oficina, nos permitirá estar más cerca de esa gente con todos los servicios que prestamos desde las áreas de la Dirección de Recursos Humanos (Personal, Sueldos, Higiene y Seguridad, Salud laboral y Capacitación). Estamos convencidos de que el contacto diario nos permitirá, además, conocer mejor aquella realidad y diseñar nuevas intervenciones para mejorar nuestros servicios.

Como no contamos con personal para la atención en esta nueva oficina, hemos decidido que nos turnaremos todos en parejas que irán rotando diariamente, para mantenerla abierta, por ahora, en el horario de 7:00 a 9:00.

Las siguientes fotografías corresponden a la puesta en marcha oficial de la Oficina, el día previsto, a las 8:30. Nos alegró mucho la presencia del Intendente Municipal, los Secretarios de Gobierno, de Obras y Servicios Públicos, de Agua y Medio Ambiente, Coordinador, y de Desarrollo Social; el Secretario General del Sindicato Independiente de Empleados Municipales, representantes del Comité Mixto de Salud y Seguridad de los Trabajadores y algunos de los Jefes de Planta permanente que fueran invitados. Por supuesto, nuestro agradecimiento a todos ellos por el apoyo.

También tenemos que agradecer a todo el personal que nos ayudó a concretar la obra: los que pintaron, los que ayudaron a llevar los muebles, personal de limpieza, de informática, etc., etc.. y, en especial, a Mariana, que fue la que se hizo cargo de todo.

Palabras del Intendente y de la Secretaria de Gobierno

Las chicas de RRHH entrando en calor con un cafecito

La oficina: chiquita pero linda y cómoda

La Secretaria de Gobierno “estrenando” el escritorio

Casi todos: faltan María José y Claudio, que se quedaron atendiendo en la Dirección para que los demás pudiérmos estar, y Natalia, ausente con aviso

ETAPA 3 - REUNIÓN 4

13 de abril de 2012.

En esta reunión iniciamos el proceso de control y seguimiento de actividades con el formulario RSA que utilizáramos el año pasado. Deberíamos haber comenzado hace un par de semanas pero algunas cuestiones de organización, como por ejemplo la definición de indicadores, retrasaron el cronograma. De todas manera, no hay complicaciones.

METAS 2012

Antes de comentar el desarrollo de la reunión, resulta necesario presentar el esquema de metas para este año.

ACTIVIDADES Y TAREAS DE LA SEMANA PRÓXIMA 

Sobre esta base y sobre datos obtenidos en reuniones anteriores, se confeccionó el formulario RSA de esta semana, quedando como se presenta a continuación, ya con los responsables de cada tarea.

ETAPA 3 - REUNIÓN 3

30 de marzo de 2012.

Tratamos tres temas principales: implementación de la evaluación de desempeño en valores; resultados de la encuesta a "clientes"; y propuestas de mejora para este año.

IMPLEMENTACIÓN DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO EN VALORES.

La semana anterior, cada uno de nosotros recibió el formulario para realizar su autoevaluación, debiéndolo entregar completo, a sus respectivos superiores, esta semana. A excepción de Luján y Jorge, que aún están de vacaciones, todos cumplimos.

Marcelo explicó que el próximo paso será que cada jefe evalúe a sus colaboradores directos y haga las correspondientes devoluciones. Esta tarea deberá estar terminada para el 13 de abril.

Evaluadores y Evaluados:

Gabriela (Secr. de Gobierno)	evalúa a:	Marcelo
Marcelo	evalúa a:	Susana Armando Javier Jorge
Susana	evalúa a:	Claudio Luján María José Romina Natalia
Armando	evalúa a:	Mariana Alicia Mirta
Javier	evalúa a:	Miguel Franco

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE “CLIENTES”.

Esta semana la dedicamos a aplicar la Encuesta de satisfacción de “clientes”. Como ya dijimos la semana anterior, la muestra estuvo conformada específicamente por personal de conducción. La convocatoria fue mediante llamados telefónicos. El grado de asistencia general fue del 77% de los convocados. En detalle: Obrador 73%; Palacio 67%; Servicios Sanitarios 100%; Ex Estación FC 100%; Anexo Rivadavia 100%. Aún no se aplicó la encuesta al Nivel Político.

El proceso consistió, en la mayoría de los casos, en reunir a los grupos objetivo en lugares cercanos a sus sitios de trabajo; explicarles el motivo de la encuesta; y darles el tiempo necesario para responder. El tiempo dedicado a ello fue de unos 15 a 20 minutos en cada caso. Las encuestas fueron anónimas.

Las calificaciones en general fueron muy bajas, algo que esperábamos.

Se presentan a continuación algunos resultados

PREGUNTAS:
1.       ¿Cómo considera que atiende a la gente el área Salud Laboral?

2.       ¿Considera que el área Salud Laboral se ocupa realmente de cuidar la salud del personal municipal?

3.       ¿Sabe quién es el Jefe del área Salud Laboral?

4.       ¿Cómo considera que atiende a la gente el área Higiene y Seguridad?

5.       ¿Considera que el área Higiene y Seguridad se ocupa realmente de cuidar la seguridad de nuestro personal?

6.       ¿Sabe quién es el Jefe del área Higiene y Seguridad?

7.       ¿Cómo considera que atiende a la gente la Oficina de Personal?

8.       ¿Siente que la Oficina de Personal se preocupa por escuchar y solucionar las demandas del personal municipal?

9.       ¿Sabe quién es el Jefe de la Oficina de Personal?

10.   ¿Cree usted que el personal de la Municipalidad necesita capacitarse?

11.   ¿Considera que usted necesita capacitarse?

12.   ¿Cree que la Municipalidad se ocupa lo suficiente de capacitar al personal?

13.   ¿Cree que la Dirección de Recursos Humanos ayuda a los Jefes en sus tareas de conducción del personal?

14.   ¿Considera que la Dirección de Recursos Humanos hace algo positivo por usted y por el personal municipal en general?

15.   ¿Sabe usted exactamente para qué está en nuestra organización la Dirección de Recursos Humanos?

Algunas estadísticas:

 

PROPUESTAS DE MEJORA.

El último tema de la reunión fue presentar las primeras propuestas de mejora para este año, surgiendo las siguientes:

1.   Poner a disposición del Nivel Político, consultas en el sistema informático de recursos humanos que resulten de su interés.

2.   Modificar el diseño de la “Solicitud de ingreso”.

3.   Implementar Carnet de control de presión arterial para el personal.

4.   Diseñar e implementar un instructivo para empleados próximos a jubilarse.

5.   Incorporar fotografías del personal al sistema informático de recursos humanos.

6.   Implementar una nueva interfase de comunicación con los relojes de cotrol de acceso, para dejar de depender del proveedor de Buenos Aires.

7.   Sistematizar la visita a lugares de accidentes, tiempo después de ocurrido el hecho.

8.   Acondicionar oficina de recursos humanos de Obrador Municipal.

9.   Implementar módulos adicionales del sistema informático de recursos humanos.

10. Implementar formulario para solicitud de fojas de servicios.

11. Implementar un sistema de control y seguimiento de documentación que ingresa y circula en oficina de personal.

12. Implementar depósitos bancarios por cuestiones judiciales, en medio electrónico.

13. Planificar e implementar programa de capacitación en temas de Higiene y Seguridad.

14. Diseñar e implementar proceso de “descripción de puesto adapatado”, para personas que deban ser reubicadas.

15. Sistematizar informe de evaluación pre ocupacional.